Salve seus e-mails e poupe espaço em disco!

O uso do e-mail com servidor IMAP é vantajoso em vários sentidos, um deles é manter as mensagens prontas para serem lidas em diversos dispositivos - computadores, tablets, smartphones etc.

Mas isso traz um problema: o uso do espaço em disco do servidor com o tempo se torna muito maior, gerando custos para manter toda a massa de arquivos acumulada.

Como resolver isso?

Use pastas locais!

O uso de pasta local em programas de e-mails como Thunderbird e Outlook tem a finalidade de organizar suas mensagens em arquivos gravados no seu computador. Desta forma, o servidor do seu site fica com mais espaço livre sem que você precise apagar as mensagens importantes.

Este artigo irá mostrar como configurar essas pastas para o Mozilla Thunderbird e para o Microsoft Outlook 2007. Outros programas com boa reputação no mercado também dão esta opção, basta procurar um pouco que não é difícil fazer uma vez que você tenha entendido como a coisa funciona - e é para isso que este artigo foi criado!

Vamos começar!

Passo 1: Tenha certeza que é IMAP

Se estiver usando o Outlook 2007, vá no menu superior "Ferramentas", depois "Configurações de conta"

Veja na linha do seu e-mail, coluna "Tipo" se está informando IMAP/SMTP. Se sim, então podemos ir em frente!

No Thunderbird, vá até as configurações da conta - você pode clicar no nome do e-mail na coluna esquerda, que irá aparecer na parte principal a seção "Contas" -> "Configurar esta conta"

Na janela de propriedades, clique em "Servidor" logo abaixo do seu endereço de e-mail. Vai aparecer o tipo na parte da direita, se for "Servidor IMAP" está tudo certo!

Mas e se não for?

Então, provavelmente você está usando o servidor POP. Nesse caso pode ser que você precise configurar seu programa para remover mensagens do servidor após baixar. Se quiser saber como, veja neste link como configurar e-mails usando POP para sua versão de Outlook.

Passo 2: Encontre e crie suas pastas locais

"Pastas locais" é o termo usado pelo Thunderbird. O Outlook usa o termo Pastas Particulares. Mas seja qual for o nome, a finalidade e funções são as mesmas!

Então, se seu programa for o Outlook 2007 (lembrando que este tutorial pode ser usado para outras versões! Se estiver com dificuldades por causa das diferenças entre as versões, o Google e YouTube podem te ajudar bastante) as Pastas Particulares ficam na coluna da esquerda, geralmente ANTES das pastas do seu e-mail. O Outlook já mostra diversas subpastas prontas para usar.

No Thunderbird as Pastas Locais ficam por último na lista de e-mails, na coluna esquerda. Por padrão, o Thunderbird já possui as pastas Lixeira e Saída.

Clique com o botão direito para criar uma nova pasta, sendo que o lugar onde você clicar vai ser a "raiz" ou "pasta pai".

Você pode dar os nomes que quiser, e também criar subpastas. Então faça como preferir: Crie pastas para os meses do ano, ou semestre, ou ainda faça pastas para guardar e-mails muito grandes, por cliente, etc etc. Enfim, organize como achar melhor para você.

No exemplo acima, eu criei as pastas "2014" e "Importado do Outlook" para exemplificar.

Importante: Guarde também seus Itens Enviados, também separados de forma bem clara para que você saiba onde estão arquivadas as mensagens que você enviou!

Passo 3: Filtre, selecione e mova as mensagens

Agora vem a parte definitiva: vamos mover as mensagens!

Mas antes disso, tenha em mente que o processo poderá ser demorado e, dependendo da quantidade de mensagens que você tiver, é melhor fazer em partes. Portanto tome nota de tudo e deixe o computador com um tempo livre para trabalhar. O tempo necessário depende da sua organização!

Agora que você está na sua caixa de entrada (ou em itens enviados! Não se esqueça!), faça uma filtragem. Pode ser por data (mês a mês é uma ótima maneira), por tamanho, remetente/destinatário...

As colunas "Assunto", "De", "Data" etc servem para ordenar as mensagens. A coluna que mostra que o e-mail possui arquivos anexados - geralmente com um ícone de um clipe - pode ser ótima para separar os e-mails com arquivos muito grandes.

Outlook 2007:

 

Thunderbird:

Agora selecione as mensagens. Você pode segurar SHIFT para selecionar várias mensagens em sequência, ou CTRL para selecionar mensagens agrupando uma por uma - isso vale para a grande maioria dos programas de e-mail.

Com as mensagens selecionadas, clique com o botão direito do mouse e procure a ação "Mover", "Mover para Pasta" ou "Mover mensagens"

Outlook 2007:

Clique com o direito e depois clique em "Mover para Pasta...". Depois escolha aonde as mensagens ficarão dentro das suas Pastas Particulares.

 

Thunderbird:

Use o menu flutuante para selecionar para onde você quer que as mensagens fiquem dentro das Pastas Locais

Suas mensagens serão baixadas do servidor movendo direto para o arquivo, aguarde até o processo terminar. Você verá uma informação de progresso na parte inferior da janela do programa.

Repita o processo com outras mensagens conforme a filtragem que você estiver usando até que tenha liberado bastante espaço, restando poucas mensagens na caixa de entrada (as mais recentes, geralmente).

Repita também o procedimento para subpastas da caixa de entrada, e também seus Itens Enviados - é mesmo importante!

Além de clicar com o botão direito e escolher "Mover para", você pode também arrastar as mensagens para a pasta que quiser. Simplesmente segure o clique do mouse nas mensagens selecionadas e arraste - mas cuidado para não soltar em um pasta errada! O clique com o botão direito é mais seguro.

Importante! O Outlook 2007 não exclui as mensagens, mesmo movendo para pastas particulares ou mesmo deletando. Ao invés disso, as mensagens aparecem com um risco indicando que estão marcadas.

 

Então, para que as mensagens sejam apagadas, é preciso dar uma instrução final. Para isso, selecione no menu superior "Editar" > "Limpar"  e aí escolha em qual pasta será feita a limpeza, ou simplesmente selecione "Limpar itens marcados em todas as contas". Confirme a exclusão e aguarde até que o processo termine.

É isso!

Suas mensagens estão guardadas e facilmente acessíveis, e o servidor pode trabalhar melhor com menos informação em disco - e você também economiza! $$

Caso tenha qualquer dúvida, ou se o seu programa de e-mails não oferece os recursos apresentados aqui, por favor entre em contato! Estamos à disposição.